Det er ofte en øjenåbner, når man ser hvor mange kroner og ører, det koster at lave et lille internt projekt eller fx at afholde interne møder. Så ved at tidsregistrere intern tid kan man i fremtiden tage velovervejede beslutninger om, hvilke projekter der skal investeres i, hvis man kender omkostningen fra tidligere eller lignende projekter. 

Jeg er af den overbevisning, at hvis man ser tidsregistrering som en måde at styre virksomheden i den rigtige retning og prioritere ressourcer og projekter, så vil mange virksomheder opleve et gevaldigt løft i produktiviteten og samtidig have en gennemsigtighed i organisationen, som gør, at der er et oprigtigt datagrundlag for at træffe de rigtige beslutninger.

Tidsregistrering er ikke overvågning

Én ting er sikkert; vi skal væk fra idéen om, at tidsregistrering er overvågning af medarbejdere og går udover deres personlige frihed. Det er enhver virksomheds ret at kunne se, hvor lang tid der bruges på forskellige opgaver i organisationen for at have et godt grundlag til at kunne træffe overordnede strategiske beslutninger for virksomheden, se hvor der mangler ressourcer, så der skal ansættes, se om nogle medarbejdere er overbebyrdet og har brug for hjælp osv. Det hører til sjældenhederne, at vores kunder bruger tidsregistrering til direkte at overvåge hver enkelt medarbejder dagligt – de ser på det større billede.

I TimeLog tager vi selvfølgelig vores egen medicin meget alvorligt og tidsregistrerer al vores interne tid. Ved at gøre dette i fx salgsafdelingen har vi blandt andet fået overblik over hvor lang tid, der bliver brugt på newbizz ift. kundeservice, hvor lang tid vi bruger på at lave kontrakter og tilbud, som vi nu har optimeret, fordi vi sort på hvidt kunne se, at det kostede os for meget tid (og penge) at håndtere denne administrative proces. Den tid vil vi hellere have flyttet over på fx mødebookning og afholdelse af møder. Det vil i sidste ende give flere salg, som jo er hovedopgaven for salgsafdelingen. Og jeg kunne blive ved. Det betyder, at vi løbende holder øje med vores tidsforbrug på de enkelte opgaver og vurderer, om der er brug for procesoptimering, så vi kan bruge vores ressourcer bedre.

Jeg kan se, at mange af vores kunder efter ca. 6 måneders tidsregistrering får et chok over, at deres virkelighedsopfattelse er langt fra den reelle virkelighed.

Så spørgsmålet er; tør du udfordre jeres virkelighedsopfattelse og reagere herefter?

Det er vigtigt for alle organisationer at få det optimale ud af ressourcerne for at kunne nå de strategiske mål for organisationen, at maksimere indtjeningen på konsulenterne og at nå de overordnede budgetter. Men ressourcestyring er for mange virksomheder svært at styre, da der er mange faktorer, der spiller ind.

Ressourcestyring er en ekstremt dynamisk og tidskrævende opgave. Det største problem er de mange grader af frihed, som de enkelte ressourcer har i dag og de mange afhængigheder, der er i projekterne. Desuden er det de færreste virksomheder i størrelsen fra 1-50 personer, der har en decideret ressource manager, som har det overordnede ansvar for ressourcestyringen. Og når det er op til de forskellige projektledere at få det hele til at hænge sammen kræver det stor fokus og skarp planlægning at få det til at hænge sammen i organisationen.

Ud fra vores erfaring har vi defineret nedenstående påvirkere, når det kommer til ressourcestyring:

Kunden

• Giver ikke den rigtige information i tide
• Er ikke til rådighed når det er nødvendigt
• Ændrer deadlines baseret på kundens kunder

Projektlederen

• Estimerer ikke opgaverne korrekt

Medarbejderen

• Har sine egne prioriteringer
• Planlægger ferie midt i kritiske afleveringsperioder
• Medarbejderen er dobbelt-booket pga. intern kommunikationsfejl

Projektafhængighederne

• Opgaverne skal løses i en bestemt rækkefølge af specifikke ressourcer

De nødvendige kompetencer

• De nødvendige kompetencer er bundet til andre opgaver

Ressourcenes produktivitet

• Bruger mere tid end planlagt
• Prioriterer selv opgaverne efter hvad de synes er vigtigt
• Kommunikerer ikke forsinkelser i tid

Hvis bare ét af de ovenstående scenarier opstår i et projekt, kan en hel tidsplan skubbes og dermed også ressourcestyringen for fremtidige projekter.

Ressourcestyring er et bredt begreb, som vi derfor har valgt at inddele i tre hovedtyper, som hver i sær finder anvendelse i bestemte brancher og på forskellige tidspunkter i planlægningsprocessen.

1. Matematisk booking

Også kaldet soft booking; understøttet i TimeLog Project.

Her vælger man hvilke personer, der skal arbejde på de forskellige opgaver i en given periode med et bestemt antal timer. Det giver en procentvis belastning, hvor man kan se, hvor booket en ressource er i en given periode på et mere overordnet niveau og på flere projekter samtidig uden at skulle indikere, hvornår specifikke opgaver præcis skal løses fx mandag fra kl. 14.00-16.00.

Denne metode er rigtig god, hvis man gerne vil have et overblik over ressourcerne på et mere overordnet niveau. Det er typisk for virksomheder med større projekter (længere end 14 dage) og har brug for planlægning minimum en måned frem i tiden. Vi støder ofte på denne form for ressourcestyring hos projektorganisationer og offentlige organisationer.

2. Kalender bookning

Også kendt som hård bookning; delvist understøttet i TimeLog Project.

Her booker men ikke på helt overordnet niveau, men på præcise dage, hvornår personen skal arbejde på en opgave.

Det ses ofte på mindre kundeprojekter under 14 dage, og når virksomheden laver korttidsplanlægning, hvor de kun ser mellem 0-2 måneder frem i tiden. Vi ser det ofte hos body shopping virksomheder, IT service virksomheder, produktvirksomheder (ligesom TimeLog) og implementerings-/uddannelseskonsulenter.

3. Mikro-booking

Ikke understøttet i TimeLog Project.

Denne metode bruges, når der skal angives specifikke tidspunkter til udførelsen af arbejdet. Fx kl. 10.00 – 12.00 onsdag og 13.30 – 15.00 fredag og hænger meget sammen med brugen af Outlook. Dette ses i virksomheder med detaljeret planlægning dag for dag, og som ser omkring en uge frem i tiden. Vi oplever det fx i reklamebranchen, hos PR bureauer og håndværkere, som er afhængige af at andre laver en opgave klar, før den næste kan gå videre I forløbet.

***

Konklusionen er, at det vil altid være svært at ressourcestyre, når det er menneskelige ressourcer, der er tale om. Det er praktisk talt umuligt at undgå nogle af førnævnte påvirkere, som dermed har indflydelse på planlægningen. Men har man det rette IT-system, de rette arbejdsgange og et godt samarbejde projektlederene i mellem, så kan det sagtens lykkes at få styr på ressourcerne.

Har du lyst til at vide mere om, hvordan TimeLog Project kan hjælpe med jeres ressourcestyring, kan de læse og se mere her:

Video: Ressourcestyring i TimeLog Project

Whitepaper: Ressourcegrupper og allokering af medarbejdere

Det lyder nemt nok at skulle vælge et system til tidsregistrering, men er du novice på området, er det måske ikke så ligetil. Skal du bruge projektstyring? Er det et time/sags-system, der mangler? Et supportmodul, et andet CRM-system eller noget helt 4., der skal kigges efter? Se evt. tidligere blogindlæg, der hjælper med at afdække mange af de spørgsmål, der opstår:

Inspiration til din kravspecifikation

Hvordan forbereder man sig bedst inden køb af forretningssoftware

Det kan være svært at overskue markedet og konsekvenserne af de valg, man foretager, når man som køber af et nyt system gør sine overvejelser om, hvad det er, man har brug for i virksomheden. Når de rigtige systemer er fundet, begynder arbejdet med at evaluere de værktøjer, der er fundet frem, og i den proces føler nogle, at de går for hurtigt frem.

Når det sker, at de interesserede virksomheder trækker sig fra processen, handler det som oftest om, at de føler sig usikre på at bevæge sig ind på et for dem helt nyt område – og det er fuldt forståeligt. I nogle tilfælde er det bogstavelig talt et skifte fra kuglepen og papir til tekstbehandling, der skal foretages.

Dilemmaet er: Kan vi som virksomhed bære den kulturændring det er at skulle begynde at fokusere mere på projektstyring og tidsregistrering? Kan vi forlange af vores medarbejdere, at de skal registrere deres tid på en ny måde?

Svaret er egentlig ganske ligetil: Har du valgt det rigtige værktøj, så hjælper du ikke kun virksomheden, men også medarbejderne i deres daglige arbejde.

Hvad der også bliver glemt er, at der var en grund til, at man valgte at se på tidsregistrering og projektstyring: At få bedre styr på tiden. At få overblik over projekterne. At lette faktureringsprocesserne. At kunne fakturere mere, fordi tidsregistreringen bliver mere præcis. Når man vælger ikke at vælge noget, bliver valget i stedet status quo. Et fravalg af præcis de bevæggrunde, der økonomisk og praktisk gjorde, at processen omkring tidsregistrering og projektstyring blev iværksat til at starte på.

Vores erfaring er, at når først man har fundet det rigtige værktøj, så vil brugerne også støtte op om det, forudsat at man har gjort sit forarbejde og internt har gjort klart, hvilken gevinst, man forventer at opnå. Når man vælger TimeLog som leverandør, tilbyder vi altid at hjælpe med at løfte TimeLog Project ind hos vores kunder i et tempo, der passer dem.

Uanset om valget falder på TimeLog bør man huske, at der er en grund til, at tidsregistrering og projektstyring er kommet på agendaen: Tid koster penge, og jo bedre du har styr på tiden, desto bedre kan du disponere den.

Et whitepaper er et rigtig godt redskab for virksomheder til at forklare komplekse problemstillinger og løsningsmuligheder. Det er ikke altid, at en brugervejledning er nok, hvis man gerne vil forstå en process eller et workflow i dybden, da en brugervejledning er mere en step-by-step guide, hvor et whitepaper kan hjælpe læseren til at sætte det i relation til egne udfordringer.

Så udvikler I software eller har andre produkter, som til tider kan have komplekse aspekter i sig, vil det være en god idé at se nærmere på at skrive en længere guide til jeres kunder i form af et whitepaper.

Grunden til at vi startede med at lave whitepapers var, at vores kunder begyndte at efterspørge svar på mere komplekse spørgsmål, end hvad en brugervejledning kunne hjælpe med. Men udover at hjælpe vores eksisterende kunder til at få en dybere forståelse (og dermed også brug) af systemet, så har whitepapers også andre fordele.

Vi bruger nemlig også whitepapers internt til at uddanne vores medarbejdere – især de nye – så de hurtigere kommer ind i produktet, og dermed bedre kan vejlede vores kunder. Internt i TimeLog sikrer det også vidensdeling, da viden omkring komplekse udfordringer ikke forsvinder med medarbejdere. Derudover så er det også et godt redskab i en salgsproces, da den mulige kunde ikke altid har tid til at holde mange møder og teste systemer. Her er whitepapers gode, da de dækker en specifik proces, og man kan dermed sende information omkring lige præcis den funktionalitet, som efterspørges.

Nu behøver det ikke kun at dreje sig om funktionalitet, men også om processer. Så er du konsulent og kan bidrage med best practise inden for et specifikt område, så er der også mange, som bruger whitepapers som en lead kanal, hvor folk skal registrere sig for at få lov til at downloade det.

Vi har dog valgt at lade vores whitepapers være offentlige for alle. Så vil du se eksempler på whitepapers, kan du læse mere her.

Man mindsker ikke kun fejl i oprettelsen, man sparer også tid, da det er hurtigt at oprette nye projekter. Derudover vænner projektmedarbejdere sig til de forskellige termer, der bliver brugt på projekterne, så de ikke skal lede efter den rigtige fase at tidsregistrere på, fordi der er 20 forskellige betegnelser for samme slags arbejde, når de enkelte projektledere er kreative i udformningen af projekterne.

Når det drejer sig om at estimere et budget på et nyt projekt for at kunne sende et tilbud til en kunde, så er det en god idé at sammenligne projektskabelonen med det egentlige resultat på de sidste par lignende projekter. Dermed er der et godt fundament for at kunne justere budgetterne, så de passer til de faktiske resultater (og husk samtidig at overskrive den gamle projektskabelon). Hvis det er et projekt på fastpris, så opdager man nemlig i tide, at prisen skal justeres, så man ikke taber penge på projektet. Er det et projekt på medgået tid, sparer man i stedet kunden (og jer selv) for overraskelser i forbindelse med eventuelle budgetoverskridelser.

I forbindelse med analyser på tværs af projekttyper, projektfaser og andre kategorier, sikrer man, at den enkelte projektleder ikke skal gætte, hvilken type projektet eller fasen skal registreres som. Dermed sikres grundlaget for rapporteringen på tværs af projekter.

Så gør I ikke brug af projektskabeloner i dag, bør I overveje, om det ikke er muligt at definere nogle overordnede projektskabeloner, som dækker de forskellige typer af projekter, som I udfører. Det vil gøre dagligdagen lettere for både projektledere, projektmedarbejdere og ledere – men også for kunden, som sikres det mest realistiske tilbud.

I den nye version af TimeLog Project – version 5.4 – er det blevet endnu nemmere at håndtere estimering ved hjælp af projektskabeloner.

Læs mere om det nye projektmodul.

Se en præsentation af den nye release.

Hvad er det, der får virksomheder til at prioritere at bruge interne ressourcer til at bygge et internt IT-system i stedet for at være innovative inden for deres kernekompetencer?

Her er, hvad vi oftest hører som de væsentligste begrundelser:

1. Vi får dækket vores præcise behov – hverken mere eller mindre
2. Vi kan altid udvide, hvis vores behov skulle ændre sig
3. Det er billigere end at købe/leje et system
4. Vi har et specifikt workflow, som vi ikke vil tilpasse et standardsystem
5. Vi kender en udvikler/studerende, som kan bygge det til os til en billig pris, og så er det bare en engangsudgift

I TimeLog har vi også prøvet at bygge flere systemer, der kan understøtte vores interne behov. Dét vi har lært af egne erfaringer samt af de kunder, som indrømmer, at det var en fejl at begynde på et sådan projekt er:

1. Det er en kortsigtet gevinst. Ofte så har man lavet en simpel kravspecifikation, og når systemet tages i brug, så finder man ud af, at der er flere behov, som ikke er blevet understøttet. Det kræver enten ekstra udviklingstid, eller at man går på kompromis med funktionalitet. Ergo, ofte vokser et simpelt projekt sig altid større, end man lige havde regnet med og ender med på et tidspunkt blive skrottet, når man har indset, at man har brug for mere og noget som udvikles på kontinuerligt.
2. Det koster i indtjening eller innovation. Hvis man tager en udvikler og sætter denne til at arbejde på et internt projekt, skal man regne på, hvad det egentlig har kostet virksomheden at bruge personen til dette projekt i stedet for på et fakturerbart projekt. Har det taget 100 timer at kode et simpelt system, som kun lige klarer de behov, man har, og har man en timepris på 1000,-, så kunne et kundeprojekt i stedet have inkasseret 100.000,-. Så bliver det pludselig et dyrt system. Så er der selvfølgelig stille perioder, hvor der måske ikke er fuldt booket med kundeprojekter. Men kunne det ikke tænkes, at det i stedet gav meget større værdi på lang sigt at være innovativ inden for virksomhedens kernekompetencer i stedet for at sætte et side-projekt i gang? 
3. Man kender ikke best practises inden for forretningsområdet. Hvis en leverandør har brugt 10 år på at udvikle et standardsystem, så har de også en masse erfaring fra både gode og dårlige løsninger/implementeringer. Derudover har de også udviklet i dybden og understøtter behov, man måske ikke troede, man havde i første omgang. 
4. Man kan ikke vokse med løsningen. En virksomhed er en organisk enhed, som udvikler sig over tid. Det gør et internt udviklet system ikke. Har man et system fra en leverandør, som stadig udvikler på produktet, får man også glæde af alle de nye muligheder, som ens virksomhed kan udnytte. 
5. Vedligeholdelse er en pine. Alle som udvikler software ved, at der vil opstå fejl på et eller andet tidspunkt. Det betyder, at personen som har bygget systemet skal bruge ekstra tid på at vedligeholde det løbende. Det er dermed ikke længere en engangsudgift. Stopper denne person tilmed, så er der en anden, som skal sætte sig ind i koden – og det tager tid. 

Vi har I TimeLog besluttet, at hvis der findes et standardsystem på markedet, som understøtter mere eller mindre alle vores behov, så skal vi hellere købe os til en løsning end at kaste os over det, som et lille sommerprojekt. Vi har med tiden fået de knubs, det har givet i bagklogskabens lys at regne på, hvor mange timer vores ”små” projekter har taget. Når vi så regner på, hvad vi ellers kunne have udviklet inden for vores kernekompetencer, så er der ikke mange succeshistorier. Vi vil derfor hellere bruge vores kræfter på at udvikle inden for vores kernekompetencer, som øger værdien af vores produkt end at sætte os ind i et nyt forretningsområde og begynde på et projekt, som aldrig bliver en 100% succes.  

Så spørgsmålet er, bygger I selv næste gang?

It’s easy, as the U.S. member of the TimeLog sales team, to look at this opportunity gleefully, while rubbing my evil, American hands together. The phrase “shooting fish in a barrel” snaps to mind.

But, and I say this in all seriousness, when I take a step back and evaluate how I approach other Danish companies as a TimeLog salesperson, I truly appreciate this unanticipated platform that allows me to have an open and honest dialogue with potential customers.

In the U.S., sales can wear many different masks. It can be a multi-layered approach, taking time to peel back the layers of corporate hierarchy like an onion, until you find a crack in the surface. It can be a slick, practiced elevator speech and many lofty promises. It can also be a clean, authentic, no-B.S., this-is-what-I-can-do conversation – which is exactly what I’ve found at TimeLog.

I thought I would blog about it, because I don’t think we talk about this authenticity enough.

What I’ve found at TimeLog is that we’ve made a product that works. It’s customizable, according to business needs. We offer webinars, meetups, video tutorials, and user guides, all to help customers get the most out of our product. We call our customers regularly to make sure they’re not sitting with an issue that they don’t know how to handle.

When we approach potential customers that we feel would be a great fit for our product, their openness allows us to have a real conversation – and we are able to deliver a customized, time tracking, project management product that does what it’s supposed to do.

In the long run, having informed customers who know how to use our product to the best of its capabilities is in our best interest. It minimizes our support team’s workload, and supports our credibility as an honest company.

I think this authenticity is vital to TimeLog’s growth within the Danish market, and I think it really speaks to the values that we take with us as we grow internationally.

Så rammer du lige ned i centralnervesystemet på den danske folkekultur. Der hersker en interessant dualitet blandt danskerne, som naturligt nok smitter af på vores ledelsesstil. På den ene side opfatter vi os selv som Europas autonome, der fint administrerer frihed under ansvar. På den anden side vil vi gerne være sikre på, at vi får fuldt udbytte af vores medarbejdere, som er blandt de højest lønnede i verden. Vi ved godt, at vi skal være exceptionelt skarpe på interne og eksterne priser og ydelser i et presset marked for at hindre, at kunderne løber lige i favnen på andre.

Så hvordan får virksomheder størst muligt udbytte af tidsregistrering? Senest har fagbladet for it-professionelle, Prosabladet, lavet en undersøgelse blandt deltagerne i bladets brugerpanel, der bekræfter danske medarbejderes lunkne forhold til tidsregistrering. Et flertal er frustreret over kravet om tidsregistrering, som de oplever er meningsløst, tidsspilde og i værste fald kontrol og mistænkeliggørelse fra arbejdsgiverens side.

Derudover faldt jeg over, at deres gennemgående anke er, at de ikke får at vide eller kan gennemskue, hvad ledelsen skal bruge oplysningerne til. Bingo! Der starter problemet. Ledelsen må gøre sig klart, hvad tidsregistrering skal bruges til. Hvis det ikke giver mening for ledelsen, giver det slet ingen mening for medarbejderne.

Tidsregistreringsværktøjer kan med stor fordel anvendes strategisk. Mange virksomheder har valgt at tidsregistrere for at kunne fakturere kunderne. Men i min optik giver det endnu større værdi, at man internt får afsat rette mængde tid til fx new bizz og forretningsudvikling. Tidsregistrering knytter flere niveauer i organisationen sammen, skaber overblik over forretningen og skaber gensidig støtte og pres i projekter.

Og undervurder ikke, at det også giver værdi for medarbejdere at følge eget tidsforbrug i realtid. De bliver skarpere til at forecaste og udarbejde budgetter og kan i forbindelse med MUS-samtaler selv danne sig et overblik over, hvad de reelt bruger arbejdstiden på. Med udgangspunkt i faktuelle data kan både leder og medarbejder få en reel dialog om, hvor vidt ressourceforbruget skal skaleres op på nogle områder og ned på andre, om man skal aflastes generelt? 

I en virksomhed er produktionsapparatet som oftest styret, kontrolleret og automatiseret. Men i vidensvirksomheder består produktionsapparatet af mennesker. Derfor ligger al vores forretningsviden gemt i den tid, medarbejderne bruger. Når alle forstår, hvorfor den forretningsviden skal registreres og analyseres, ophører frustrationerne.

Min yndlings-browser, Firefox, releasede igår den endelige version af deres Firefox 4. Firefox 4 er klart hurtigere end forgængeren, Firefox 3.5 – selvom den ikke virker helt ligeså hurtig som Chrome. Alligevel foretrækker jeg Firefox, fordi jeg synes den virker mere overskuelig, er bedre til at styre bookmarks mv. – og så er det bare en bedre browser til webudvikling.

En fin nyhed i Firefox 4 til TimeLogs kunder, er muligheden for “Pin as App tab”. Som du kan se på skærmbilledet nedenfor har jeg pin’et min TimeLog Project – for den skal jeg bruge flere gange hver dag. Den vil så altid blive vist med et lille ikon yderst til højre. Smart og overskueligt.

Der er mange andre spørgsmål end lige dem, jeg har listet, og det er kun fantasien, der sætter grænser, og jeg har selvfølgelig fået inspiration i forhold til de processer TimeLog Project understøtter.

Forhåbentlig kan nedenstående være en inspiration til at finde på ekstra spørgsmål, som I skal have besvaret. Er der spørgsmål, som du synes mangler på listen, må du meget gerne dele dem med os andre via kommentarboksen, så vi alle kan blive klogere.

Tidsregistrering

1. Hvad vil I gerne have forbedret ift. jeres nuværende måde at tidsregistrere på?
2. Vil I registrere alt jeres tid (intern og ekstern) eller kun projekttid (ekstern)?
3. Har I brug for at skrive kommentarer til jeres tidsregistreringer?
4. Laver jeres medarbejdere mange forskellige ting i løbet af dagen, eller arbejder de koncentreret på et projekt i flere timer ad gangen?
5. Skal jeres medarbejdere kunne tidsregistrere via deres mobil?
6. Bruger jeres medarbejdere Outlook meget og vil gerne have mulighed for at tidsregistrere fra Outlook?
7. Hvordan håndterer I flex?
8. Har alle adgang til internettet?
9. Har I brug for en godkendelsesproces til afrapportering af timer?
10. Hvordan vil I gerne registrere fravær?
11. Har I brug for at styre ferie?
12. Vil I gerne understøtte lønberegningen til jeres lønsystem?

Udlægshåndtering

1. Har I brug for at registrere indkøb/udlæg?
2. Har I brug for at registrere rejseafregninger?
   1. Har I brug for at registrere diæter?
   2. Har I brug for at registrere kørsel?
3. Skal disse faktureres videre til kunden, og vil I have mulighed for at lægge en avance på?
4. Har I brug for et godkendelsesflow for medarbejdernes udlægsregistreringer?
5. Har I brug for at skelne mellem udlæg på firmakort/fakturaer og personlige medarbejderudlæg?

Projektstyring

1. Hvilke kontraktformer benytter I (medgået tid, fastpris, klippekort, retainers, andet)?
2. Blander I nogle gange forskellige kontraktformer på samme projekt?
3. Har I forskellige kostpriser per medarbejder?
4. Har I forskellige timepriser per medarbejder?
5. Har I kundespecifikke timepriser?
6. Bruger I forskellige timepriser på samme projekt?
7. Ved fastprisprojekter – er I så interesseret i at se værdiberegningen ud fra en gennemsnitlig timepris, eller hvor meget I kunne have solgt projektet til på medgået tid?
8. Hvordan budgetterer I jeres projekter i dag?
   1. Budgetter I både i timer og værdi?
   2. Har jeres medarbejdere et personligt budget for deres arbejde?
   3. Budgetterer I på faseniveau eller kun på overordnet projektniveau?
   4. Kan værdien/timerne på jeres projektbudget og projektkontrakt være forskellige?
   5. Budgetterer I jeres projekter i forskellige valutaer?
9. Hvor mange faseniveauer bruger I på jeres mest komplekse projekter?
10. Vil I gerne allokere specifikke ressourcer til jeres projekter eller skal alle have lov til at se alle projekter?
11. Vil I gerne beregne igangværende arbejde?
12. Har I brug for en oversigt over, hvor belastede jeres medarbejdere er?
13. Er det vigtigt at kende op- og nedskrivninger på projektfaktureringen?
14. Vil I gerne have et ganttkort på projektniveau?
15. Arbejder I med milepæle på jeres projekter?
16. Arbejder I med princippet ETC (estimated time to complete)?

Fakturering

1. Fakturerer I jeres kunder per projekt eller samlet på én faktura?
2. Har nogle af jeres kunder en anden fakturaadresse end besøgsadresse?
3. Vil jeres kunder have en detaljeret faktura eller en meget simpel faktura?
4. Fakturerer I i forskellige valutaer?
5. Har I brug for flere fakturaskabeloner?
6. Gør I nogle gange brug af op- og nedjusteringer på fakturaen?
7. Har I behov for at gøre registreringer ikke-fakturerbare?
8. Har I et specielt workflow for godkendelse af fakturaer og faktureringspotentiale?
9. Sender I fakturaer til det offentlige?
10. Har I overblik over planlagte betalinger frem i tiden?

Rapportering

1. Hvilke nøgletal arbejder I med i dag?
2. Vil I gerne kunne afdække dækningsgraden per projekt/kunde/medarbejder?
3. Vil I gerne kunne se medarbejdernes faktureringsgrad og ekstern%?
4. Vil I gerne kunne se en analyse af, hvad I har brugt jeres ressourcer på?
   1. Hvilke kunder der har taget mest af jeres tid, og hvilke der har været mest rentable?
   2. Hvilke forretningsområder der har taget mest af jeres tid, og hvilke der har skabt størst værdi?
   3. Hvilke projekter der har taget mest af jeres tid, og hvilke der har været mest rentable?
5. Hvilke medarbejderrapporter har I brug for?
6. Vil I gerne sammenligne jeres projekters performance uagtet projekternes størrelse?

Organisationen

1. Vil I gerne inddele systemet i afdelinger på flere niveauer?
2. Har I internationale medarbejdere eller kontor i udlandet, så I har behov for at systemet er på forskellige sprog?
3. Gør I brug af bonus I jeres organisation – hvis ja, hvilke key performance index’ udregner i bonussen ud fra?

Yderligere overvejelser

1. Har I brug for integration til andre systemer?
2. Har I brug for at kunne trække jeres data ud i Excel, Word, PDF, XML eller .txt?
3. Har I et CRM-system i forvejen, eller vil I gerne have, at salgsafdelingen skal kunne styre deres pipeline i systemet?
4. Vil I gerne kunne segmentere jeres kundedatabase ved brug af jeres egne kriterier?
5. Supporterer I jeres kunder i dag ved hjælp af et help desk-system?
6. Vil I gerne dele information med jeres kunder via et extranet?
7. Har I brug for dokumentstyring eller kan I nøjes med at linke til kunde-/projektfolderen på jeres server?