Ressourcestyring er svært

Vi har været i branchen i over 10 år og kan tydeligt se, at det, der skaber store frustrationer hos de virksomheder, vi er i kontakt med, er ressourcestyring. Uden de rigtige værktøjer er der flere, som helt dropper ressourcestyring, da det er for tidskrævende og svært at håndtere – og det er rigtig ærgerligt. Men hvorfor er det, at det er så svært at styre ressourcerne?

Det er vigtigt for alle organisationer at få det optimale ud af ressourcerne for at kunne nå de strategiske mål for organisationen, at maksimere indtjeningen på konsulenterne og at nå de overordnede budgetter. Men ressourcestyring er for mange virksomheder svært at styre, da der er mange faktorer, der spiller ind.

Ressourcestyring er en ekstremt dynamisk og tidskrævende opgave. Det største problem er de mange grader af frihed, som de enkelte ressourcer har i dag og de mange afhængigheder, der er i projekterne. Desuden er det de færreste virksomheder i størrelsen fra 1-50 personer, der har en decideret ressource manager, som har det overordnede ansvar for ressourcestyringen. Og når det er op til de forskellige projektledere at få det hele til at hænge sammen kræver det stor fokus og skarp planlægning at få det til at hænge sammen i organisationen.

Ud fra vores erfaring har vi defineret nedenstående påvirkere, når det kommer til ressourcestyring:

Kunden

• Giver ikke den rigtige information i tide
• Er ikke til rådighed når det er nødvendigt
• Ændrer deadlines baseret på kundens kunder

Projektlederen

• Estimerer ikke opgaverne korrekt

Medarbejderen

• Har sine egne prioriteringer
• Planlægger ferie midt i kritiske afleveringsperioder
• Medarbejderen er dobbelt-booket pga. intern kommunikationsfejl

Projektafhængighederne

• Opgaverne skal løses i en bestemt rækkefølge af specifikke ressourcer

De nødvendige kompetencer

• De nødvendige kompetencer er bundet til andre opgaver

Ressourcenes produktivitet

• Bruger mere tid end planlagt
• Prioriterer selv opgaverne efter hvad de synes er vigtigt
• Kommunikerer ikke forsinkelser i tid

Hvis bare ét af de ovenstående scenarier opstår i et projekt, kan en hel tidsplan skubbes og dermed også ressourcestyringen for fremtidige projekter.

Ressourcestyring er et bredt begreb, som vi derfor har valgt at inddele i tre hovedtyper, som hver i sær finder anvendelse i bestemte brancher og på forskellige tidspunkter i planlægningsprocessen.

1. Matematisk booking

Også kaldet soft booking; understøttet i TimeLog Project.

Her vælger man hvilke personer, der skal arbejde på de forskellige opgaver i en given periode med et bestemt antal timer. Det giver en procentvis belastning, hvor man kan se, hvor booket en ressource er i en given periode på et mere overordnet niveau og på flere projekter samtidig uden at skulle indikere, hvornår specifikke opgaver præcis skal løses fx mandag fra kl. 14.00-16.00.

Denne metode er rigtig god, hvis man gerne vil have et overblik over ressourcerne på et mere overordnet niveau. Det er typisk for virksomheder med større projekter (længere end 14 dage) og har brug for planlægning minimum en måned frem i tiden. Vi støder ofte på denne form for ressourcestyring hos projektorganisationer og offentlige organisationer.

2. Kalender bookning

Også kendt som hård bookning; delvist understøttet i TimeLog Project.

Her booker men ikke på helt overordnet niveau, men på præcise dage, hvornår personen skal arbejde på en opgave.

Det ses ofte på mindre kundeprojekter under 14 dage, og når virksomheden laver korttidsplanlægning, hvor de kun ser mellem 0-2 måneder frem i tiden. Vi ser det ofte hos body shopping virksomheder, IT service virksomheder, produktvirksomheder (ligesom TimeLog) og implementerings-/uddannelseskonsulenter.

3. Mikro-booking

Ikke understøttet i TimeLog Project.

Denne metode bruges, når der skal angives specifikke tidspunkter til udførelsen af arbejdet. Fx kl. 10.00 – 12.00 onsdag og 13.30 – 15.00 fredag og hænger meget sammen med brugen af Outlook. Dette ses i virksomheder med detaljeret planlægning dag for dag, og som ser omkring en uge frem i tiden. Vi oplever det fx i reklamebranchen, hos PR bureauer og håndværkere, som er afhængige af at andre laver en opgave klar, før den næste kan gå videre I forløbet.

***

Konklusionen er, at det vil altid være svært at ressourcestyre, når det er menneskelige ressourcer, der er tale om. Det er praktisk talt umuligt at undgå nogle af førnævnte påvirkere, som dermed har indflydelse på planlægningen. Men har man det rette IT-system, de rette arbejdsgange og et godt samarbejde projektlederene i mellem, så kan det sagtens lykkes at få styr på ressourcerne.

Har du lyst til at vide mere om, hvordan TimeLog Project kan hjælpe med jeres ressourcestyring, kan de læse og se mere her:

Video: Ressourcestyring i TimeLog Project

Whitepaper: Ressourcegrupper og allokering af medarbejdere