TimeLogs interne IT-systemer – 100% SaaS, næsten

Hos TimeLog tager vi selvfølgelig vores egen medicin og bruger så vidt muligt kun webbaserede forretningssystemer. Her er en lille oversigt over hvordan vi styrer “forretningen TimeLog” fra en browser:

Kernen i vores forretning er selvfølgelig TimeLog Project med moduler, som vi bruger til at styre projektarbejdet, salg, support, fakturering og medarbejdertiden.

Som økonomisystem valgte vi 2002 det netop nystartede e-conomic. Valget stod mellem C5 og e-conomic. Vi valgte primært e-conomic fordi det var webbaseret. På mange måder har det vist sig at være et godt valg. Hvor C5 har stået stille har e-conomic flyttet sig – og vi har på intet tidspunkt siden dengang haft behov for at skifte e-conomic ud med noget større.

Vores website er en hel central del af vores salgsproces og forretning generelt. Stort set alle nye kunder er enten kommet til os via vores website. Eller også har de hørt om TimeLog – og det første de så gør er, at tjekke løsningen på vores website.

Websitets dynamiske dele kører selvfølgelig på en webbaseret CMS. Som analyseværktøj bruger vi Google Analytics. Analytics har været et uvurderligt værktøj til at anlysere vores website og til løbende at forbedre dette. På samme måde er Google AdWords vores vigtigste (og dyreste) kilde til betalt søgemaskinemarkerting.

Til nyhedsbreve og action mails (også kaldet Auto Responders) bruger vi det australske system, Campaign Monitor. Campaign Monitor er dejligt brugervenligt og lækkert – og de er gode til at fortælle om do’s and don’t ved nyhedsbreve.

Til spørgeskemaundersøgelser bruger vores salgsafdeling det fine Survey Monkey. Igen er valget faldet på et KISS-system med høj grad af brugervenlighed.

Vores backend til TimeLog Project – oprettelse af nye kunder, aktivering af moduler, oversigt over forbrug – er et eget udvivklet websystem. I dag ville vi helt sikkert kigge på Zuora – men da vi gik i gang i 2001 fandtes der ikke et automatiseret standard backend-system til SaaS-produkter. Derudover er det også meget sandsyneligt, at vi ville komme frem til den konklusion, at netop backend’en er så vigtig for os, at vi selv skal have 100% kontrol.

Til oversættelse bruger vi WebWord System og Ordbogen.com.

Vores mail har vi købt som en såkaldt hosted Exchange hos DIR i Århus. Løsningen er en standard Microsoft Exchange-løsning – men hvor DIR tager sig af servere og vedligehold.

På samme måde har vi stort set tømt vores serverrum for servere. Ambitionen er, at alle servere – dokumenter, udviklingsværktøjer, alt – skal flyttes til dedikerede hosting-firma(er). Dette er blevet yderligere aktualiseret af at vi har startet en udviklingsafdeling i Malaysia – hvor programmørerne her skal have adgang til kildekontrolsystem og dokumenter via VPN.

Nogle gange hører man stadig et sikkerhedsargument mod at flytte serverne til dedikerede hosting-firmaer. Men det er her jeg tænker: Hvem mon har mest styr på sikkerheden? Et hosting-firma der ikke laver andet end at hoste intranet, økonomissystemer og mailsystemer for virksomheder i alle størrelser. Eller en systemadministrator, som passer serverrummet nede i kælderen, som kun kender til et system og som i øvrigt har travlt med supportere klienter og flikke lokale løsninger sammen. Jeg er ikke i tvivl.

Det er i store træk “forretningen TimeLog” set ud fra et IT-perspektiv. Der hvor vi ikke har fundet SaaS anvendeligt er værktøjerne. Google Documents virker som et sympatisk og attraktivt alternativ. Men hos TimeLog er vi Excel- og Word-afhængige, og en test viste at vi ikke kunne skifte til Google Documents. Især Google Spreadsheet er slet ikke avanceret nok til vores brug af regneark. GMail kunne også være en løsning. Men, vi har bygget en del processer op omkring Exchange – og derfor er et skift til GMail ret dyrt for os.

Hvis vi skulle starte forfra i dag ville vi helt sikkert også vælge TimeLog, e-conomic, Google Analytics og Campaign Monitor. Jeg vil tro, at vi ville vælge en anden løsning til mail, og vi ville helt sikkert basere websitet på et af de gode Open-source CMS’er, som der findes i dag. Umbraco er et godt bud.